秘書になるには？なり方や必要な資格、適性など解説します

あなたは今「秘書」という職業のなり方に興味をお持ちのことと思います。

秘書になるためには、なり方のステップ、求められるスキルや資格、適性など、秘書に関する知識を網羅的に把握することが大切です。

この記事を読んで、実際になるためのアクションを起こす準備を整えましょう。

秘書とは、企業や組織、個人に対し、日常業務の円滑な遂行と組織内の効率を高めるのが仕事です。

一般的には、機密性の高い情報や重要なスケジュールを管理し、リーダーや管理職のサポートを行います。

具体的な業務内容は、アポイントメントの調整や電話応対、来客対応、メールの管理、書類整理、会議の手配、報告書の作成などです。

秘書の能力次第では、企業や個人の成功に大きく貢献することができます。

そのため、経験を積んだり、自己研鑽を重ねたりすることで、より高度な秘書業務に携われる可能性が高まります。

秘書になるための具体的な方法としては、大学や専門学校などで経営学や秘書学の専門学位を取得することが挙げられます。

同時に、オフィスソフトウェアの操作や語学力、秘書検定や英語検定など秘書に関連性が深い資格を取得すると良いでしょう。

また、コミュニケーション能力、時間管理能力など秘書に必要なスキルを取得することも大切です。

秘書業務に携わるインターンシップやアルバイトを経験した後に、秘書として勤務するケースもあります。

そのため、大学在学中などに秘書のインターンシップに積極的に参加するのもおすすめです。

その他には、転職エージェントを活用して秘書の求人情報を収集する、企業の経営に携わる人物や先輩秘書と交流し自分自身でコネクションを獲得するなどが挙げられます。

秘書になるために必ず必要な資格はありません。

しかし、民間の資格である秘書検定を取得しておくことで実務で役立つこともあるでしょう。

また、多国籍企業での秘書業務では外国語力が求められることがあるので、英語検定やTOEICなどの語学資格が有益です。

また、業務の効率化に役立つMicrosoft Officeなどのスキル、秘書としての信頼性を高める秘書検定なども挙げられます。

資格と同様に、経験や実務能力も重要です。

キャリアアップを目的とする場合、目標に適したスキルや知識を取得することを心がけておいてください。

秘書として就職・転職するには、まず自身の能力や適性が秘書に向いているかを把握します。

具体的には、組織力、コミュニケーション能力、時間管理能力、語学力、ITスキルなどです。

次に、学歴やスキル、秘書としてのアピールポイントを明確に記した履歴書を作成します。

転職する場合には、過去の業務経歴・実績を記した職務経歴書も作成してください。

続いて、求人サイトや転職エージェントを活用して、自分の希望に合った企業を見つけます。

希望の企業が見つかったら、自己PRなど面接に向けての対策を練りましょう。

求人サイト以外にも、知人の紹介などネットワークを活用して就職・転職する方法もあります。

秘書に必要なスキルはコミュニケーション能力です。

具体的には、適切な言葉遣いや傾聴力、共感力、プレゼンテーション能力などが挙げられます。

また、複数の予定やタスクを効率的に管理する能力、重要な書類やデータを整理して必要な情報を迅速に取り出せる能力、情報を慎重に取り扱う能力、Word、Excel、PowerPointの基本的な操作能力も必要です。

その他には、変化や突発的な業務に柔軟に対応できる能力、忍耐力などストレスに対処できる能力、責任感・プロ意識を強く持って仕事をする能力も問われます。

ちなみに、秘書検定に合格するためには、ビジネスマナーに則った分かりやすい報告書・メールの作成能力、ビジネスシーンに適した身だしなみ、正しい電話応対・接客応対などの知識が必要です。

秘書に必要なスキルを学習するためには、専門学校や教育機関が提供するスクールに参加する方法があります。

秘書スキルに関連するスクールは、実務に即したカリキュラムを組んでいるので効率的に学習できます。

研修先まで通えないという場合には、通信教育やオンライン、eラーニングなど、家庭で学習できるコースを設けたスクールを利用すると良いでしょう。

また、秘書に関連性がある書籍や教材の利用、秘書の業務を想定したロールプレイやシミュレーションの実施などが挙げられます。

その他には、インターンシップを利用して実際の秘書業務に携わりながら学習する、先輩秘書との交流の場に参加して秘書に関する業務内容を学習するという方法もあります。

秘書の一般的なキャリアパスとしては、まずスケジュール管理、文書整理、来客応対など秘書の基本的な業務内容を行う、初級レベルの秘書が挙げられます。

秘書の経験を積んでいくと、複数の秘書を統括して組織内での秘書チームをリードするチーフ秘書など上級の秘書職に進むことができます。

上級秘書は戦略的な役割を果たし上級管理職と連携しながら業務を遂行するので、上司の専門性に特化したスキルやリーダーシップが必要です。

秘書のスキルや経験を重ねていくと、企業の総務や広報、人事など幅広い分野で活躍することもできます。

また、秘書業務は独立することも可能です。

例えば、個人事業主やフリーランスとして複数のクライアントに対して秘書業務を提供することができます。

秘書の年収は秘書の年収は勤務先の企業や組織、経験年数やスキルによって異なります。

一般的には年収320～470万円です。

パートや契約社員など時給で勤務する場合には、1時間当たり平均約1,200円です。

しかし、豊富な経験やスキルを持った大企業の役員秘書であれば、年収1,000万円以上になることもあります。

特に、年収が高い傾向にあるのは通訳や翻訳を兼務するような外資系の大手企業の秘書です。

その他には、議員秘書として長期間勤務すると年収1,000万円を超えることもあります。

また、パラリーガルといわれる弁護士事務所や法律事務所の秘書の場合には、法律の知識が必要になるため一般の秘書よりも年収が高めになっています。

秘書のメリットは、上司から信頼を得られるということです。

秘書は機密情報を取り扱い、かつ多岐にわたる業務を円滑に進めるのが主な業務です。

そのために、責任感を持って業務を遂行すると上司から大きな信頼を得ることができます。

また、上司や同僚、来客とコミュニケーションを取る機会が多いので、コミュニケーション力をアップできることもメリットといえるでしょう。

キャリアアップする機会が多いということもメリットの一つです。

秘書は経験を積むことで、上級秘書や管理職、さらには他の職種への転身の機会が増えます。

日々の業務に携わりながらスキルアップできるので、やりがいやモチベーションアップにつながるという魅力もあります。

秘書のデメリットは、責任とプレッシャーの大きさです。

秘書は上司や組織のスムーズな運営に深く関与する重要性が高い仕事です。

場合によっては、緊急の対応が求められる場面や多忙なスケジュールによるプレッシャーを感じることがあります。

時には、上司のスケジュールに合わせて長時間の勤務になることもあるので、予測できない時間外労働が発生するという点もデメリットといえるでしょう。

秘書は上司や同僚、来客とのコミュニケーションが多いため、人間関係のストレスが生じやすいという点もデメリットです。

その他には、機密文書を取り扱うため情報漏洩やミスのリスクを背負うこと、秘書の業務は裏方であるため自己アピールが難しいことなども挙げられます。

秘書は、正確性が求められるスケジュールの管理や文書整理において、細部への注意力は欠かせません。

そのため、秘書に向いているのは、注意力が高いタイプです。

また、コミュニケーション力の高いタイプも秘書に向いています。

上司や同僚、来客と円滑なコミュニケーションを取るためには、的確に伝える力や傾聴力など優れたコミュニケーションスキルが不可欠です。

秘書は上司や組織のために最善のサポートをするので、サービス精神が高い性格の人も適しています。

秘書は、緊急時において臨機応変に対応できる能力が問われるため、柔軟性が高い性格の人も向いています。

また、機密情報を取り扱うことが多いので、慎重で責任感の高い性格の人も適しているといえるでしょう。