秘書に向いている人､向いてない人【適性診断テスト】

《診断結果のサンプル》

あなたの診断結果

あなたの適性度は57%で、秘書の仕事に対して極端な向き不向きはないようですが、どちらかと言えば向いている寄りです。秘書を目指したい場合は、診断結果の詳細を読み込んで自分に足りている部分と足りていない部分を理解するようにしましょう。大事なことは、仕事を通して「長所を活かせそうか」「短所を許容、克服できそうか」です。両方ともOKであれば是非目指してみてください。

秘書に必要な10の資質と
あなたの適性判定

ID	資質	判定
1.	時間管理が得意
2.	効率良くテキパキ仕事をこなせる
3.	几帳面
4.	コミュニケーション能力が高い
5.	ビジネスマナーを身につけている
6.	基本的なパソコンスキルがある
7.	気配りが得意
8.	語学力に優れている
9.	口が堅く秘密を守れる
10.	柔軟性がある

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秘書適性診断を受ける(2分)

診断結果の解説

『時間管理が得意』

非常に高いレベル

秘書の仕事内容は数多くありますが、最も重要なのは社長や上司のスケジュールを管理をすることです。時間やスケジュール管理が苦手な人は、円滑にサポートすることができません。特に忙しいスケジュールで仕事をこなしている社長や上司のサポートをしなければならない場合、どのように効率良く予定をこなしていくかを考える必要があります。社長や上司をサポートする立場である秘書が時間管理が苦手だと重要な仕事に影響を及ぼしてしまうこともあるでしょう。

『効率良くテキパキ仕事をこなせる』

平均的より少し低いレベル

秘書の仕事は、社長や上司をサポートするだけに留まらず、来客対応や書類作成のほかにも、他社や自社の社員とやりとりするなど多岐にわたります。そのため、複数の仕事を効率良く進める力が必要です。型にはまらず物事を判断できるだけでなく集中力があり、効率良くテキパキと複数の仕事をこなせる人は、社長や上司からの信用を得られます。

『几帳面』

平均的より少し低いレベル

秘書は、分刻みで動く細かなスケジュール管理を行うだけでなく来客の対応や電話連絡など、ミスが許されない仕事が多くあります。そのため、どんな小さなことにも丁寧に向き合うことができる几帳面な人は秘書に向いていると言えます。几帳面な人は、仕事が丁寧なだけでなく課された仕事を誠実にこなすなど秘書に必要な資質を兼ね揃えているため、秘書としての仕事を全うできるのはもちろん、周囲からの高い評価を受けながら社長や上司をサポートできるでしょう。

『コミュニケーション能力が高い』

平均より少し高いレベル

秘書は、社長や上司と積極的にやりとりするだけでなく来客対応もこなさなければならないため、コミュニケーション能力を持ち合わせていなければいけません。社内の人だけでなく社外の人と関わることも多く、年齢や性別に関係なくたくさんの人たちと積極的にやりとりする機会も多くあります。多くの人とコミュニケーションを図りながら業務を進めていかなければならないため、人と話すことや関わることが苦手という人は秘書の仕事は不向きと言えます。

『ビジネスマナーを身につけている』

十分高いレベル

会社の重要な立ち位置にいる社長や上司をサポートしなければならない秘書は、重責を担っており、状況に合わせて適切に対処しなければいけません。また、担当する上司の代わりに判断して業務をこなさなければいけないシーンに見舞われることも少なくありません。そのため、高いビジネスマナーを身につけていなければ社内外関係なく信用を落としてしまうことになります。身だしなみや挨拶はもちろん、表情な言葉遣いなど秘書が身につけなければならないスキルは数多くあります。

『基本的なパソコンスキルがある』

平均的より少し低いレベル

パソコンで書類を作成することやメール対応することも秘書の仕事です。スムーズに秘書が仕事をこなしていくには、パソコンスキルを向上させる努力をしなければいけません。秘書として活躍するには、最低限のパソコンスキルが必要と言えるでしょう。WordやPowerPointで文書や資料を作成することもあるので、パソコンスキルがなければいざという時に困ってしまうこともあるかもしれません。

『気配りが得意』

かなり低いレベル

気張り上手な人は、周囲の状況をしっかりと把握し、今必要な対応を見極めることができます。ちょっとした表情の変化にも気付きやすいため、サポート力が必要な秘書に向いています。たとえば、表情の変化やしぐさを見て即座に相手が何を求めているかを判断する力は秘書にとって欠かせないスキルです。気配りができる人は、自ら声を掛け物事がうまくいくようにサポートすることもできるでしょう。

『語学力に優れている』

非常に高いレベル

外資系企業の秘書の場合、高い語学力が求められます。電話やメールだけでなく社外のクライアントと英語でやりとりしなければならないシーンも多く、高い語学力が発揮されます。また、日系企業の秘書もある程度の語学力を身につけておくと安心です。外資系企業の秘書の場合、目安としてTOEIC850点以上の高い語学力が必要だと言われています。語学力が求められるシーンで適切に対応できなければ社長や上司をサポートすることは難しくなってしまうでしょう。

『口が堅く秘密を守れる』

十分高いレベル

秘書をつける社長や上司は重要な立ち位置におり、会社の機密情報も抱えています。常に傍でサポートしている秘書も決して口外してはならない情報を共有していることになります。秘書が機密情報を口外してしまうようでは信頼を失うだけでなく、大変なアクシデントにつながってしまうでしょう。あらゆるリスクを避けるためにも口が堅いことは秘書にとって欠かせない資質です。

『柔軟性がある』

平均より少し高いレベル

柔軟性がありどんなことにも適切な判断ができる人は、判断力が求められることが多い秘書の仕事をスムーズにこなせます。柔軟性がある人は、問題が発生したり急な予定変更も臨機応変に適切に対処することができるでしょう。社長や上司が席を外している時や不在の時には、秘書が代わりに判断しなければならないこともあるため、状況に合わせて適切な答えを導き出せる力が必要です。