『 視野が広い 』

だいぶ兼ね備えている

総務という名称からもわかるように、会社の運営に関する総合的な事務を取り仕切る部署です。会社の組織に重要となる事務から、細かな雑務まで含まれます。大手企業の場合は、それなりに担当業務がカテゴライズされていますが、中小企業などの場合、担当部署が見つからないと総務の担当になることも少なくありません。常に組織全体を見渡し、会社の業務が停滞しないように全体をサポートしていく必要があります。与えられた業務しかできないようなタイプの人には向いていません。

『 人の役に立つことが好き 』

十分に兼ね備えている

総務は企業により、人事や経理、財務などの業務も行っている場合や社長秘書室や受付も担当するなど幅広い業務を担当する部署です。社長をはじめとする役員のフォローや株主総会の開催、人材採用や人材育成、入社から退職までのあらゆる手続きを行います。人の役に立つのが好き、会社のために役立ちたいと思える人が向いています。一つのことに集中したい人や社会貢献的なことが苦手な人などにはあまり向いていません。

『 相手の立場に立って考えられる 』

十分に兼ね備えている

総務部は社長や役員のスケジュール管理やサポート業務をはじめ、個々の従業員のサポートも担います。新卒採用や中途採用の選考や面接から、入社時の手続き、入社時研修からその後のキャリアアップ研修、給料の支払い、労務時間の管理や健康管理など、従業員が安全かつ快適かつ健康的に働けるようサポートします。そのため、一人ひとりの立場に立ってフォローできる人が適任です。手続きや作業は事務的でも、一人ひとりの精神状態などに配慮できる人は総務の鏡です。人が苦手な人には向いていません。

『 事務処理能力に優れている 』

そこそこ兼ね備えている

総務は日々、大量の事務をこなさなくてはなりません。給与や社会保険料の計算、勤怠管理や出張費の精算、各種届出の処理や証明書類の発行から、消耗品類の発注や管理、会社代表にかかってくる問い合わせへの対応など幅広い事務があります。多くの企業では業務システムを用いていますが、大量の入力作業やチェック業務、合間に入ってくる社内外への対応など目まぐるしいです。事務処理能力に優れ、正確かつスピーディーにできる人が向いています。一度に複数のことができない人には向いていません。

『 整理整頓が得意 』

十分に兼ね備えている

総務では、日々大量の書類を扱います。新卒や中途採用の応募者の書類から、従業員や役員の個人情報が含まれた書類をはじめ、契約書類や労務管理に伴う書類など、種類も豊富です。個人情報や機密情報が含まれた書類やデータも多いので、ルールにもとづき適切に整理して、保管、管理していくことが求められます。整理整頓が苦手な人、書類をとりあえず、どこかに保管して忘れてしまうようなタイプの人は向いていません。

『 秘密を厳守できる 』

そこそこ兼ね備えている

総務が取り扱う業務は総合的である場合や雑務も含まれていますが、実際のところ重要な事柄が多いです。従業員の個人情報や会社の財務情報などの機密情報はもとより、今後の会社の決定方針や人事異動のことなど、いち早く情報を得ています。万が一、社内外に漏らせば、信用が失われるだけでなく、会社に損失を与えることや従業員に動揺を与えるでしょう。秘密を徹底して守れる人や口が堅い人が向いています。早めに情報を掴むと誰かに話したくなる人、おしゃべりが過ぎる人は気を付けましょう。

『 コンプライアンス意識が高い 』

そこそこ兼ね備えている

総務は会社全体を統括している部署であり、入社前の採用時から退職の時まで従業員と関わり合いを持ちます。従業員のお手本となるような存在であり続けることが大切です。コンプライアンス意識が高く、就業規則など会社のルールをはじめ、法制度や日常生活のルールまでしっかり守れる人が向いています。就業規則や会社のルールの番人的な役割もあり、コンプライアンス研修なども手掛ける立場にあります。コンプライアンス意識が低く、ルールを平気で破るような人は不向きです。

『 マナーや礼儀が備わっている 』

あまり兼ね備えていない

会社の代表として、電話対応や来客対応をすることや受付業務を行います。採用時の最初の窓口になったり、会社説明会を開催したり、株主総会などの運営や進行を行うケースも少なくありません。社内だけでなく、社外の方と接する機会も多いので、マナーや礼儀が備わっており、ビジネスパーソンとしての基本スキルが高いことが望まれます。新入社員にマナー研修なども実施することもあるので、ビジネスマナーの習得は必須です。マナーや礼儀をわきまえない、常識はずれな人は向いていません。

『 公平性や公正さを持っている 』

そこそこ兼ね備えている

相手の立場に立ち、役員や従業員一人ひとりをサポートすることも求められますが、それはえこひいきをするというのとは違います。それぞれの状況を踏まえながら、不公平が起こらないように、公正な対応を採ることが大切です。主観で対応するのではなく、あくまでもあらかじめ明文化されたルールにもとづいて対応することが必要です。特別な事情がないのに優遇すれば、ほかの従業員の反発や不信感を招きます。私情を持ち込むなど、公私混同してしまう人には向いていません。

『 臨機応変な対応力があり気配りできる 』

そこそこ兼ね備えている

学生の会社説明会や入社式、新人研修をはじめ、株主総会の運営や役員のスケジュール管理や社外対応など、幅広い業務をこなします。この過程では、大小問わず、さまざまなトラブルが発生することや思わぬ緊急事態が起こることも少なくありません。臨機応変な対応力があり、気配りができることも大切です。少し様子が変わったことがあっても気付かない、瞬時に対応ができない人には不向きです。

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総務の仕事は多岐にわたり、会社の運営を円滑にするために多くの業務を担っています。

具体的には、文房具やパソコン、電話などといった会社で使用する備品の発注や更新などの管理、福利厚生や契約関連の手続き、施設の管理、各種書類の作成など幅広い業務に携わるのが特徴といえます。

人事部や経理部が独立していない企業では、そういった業務も総務が担当する場合もあります。

また、入社式や親睦会、社員旅行などがある会社では、社内行事の企画や運営も総務の役割のひとつになります。

行事のスケジュール管理や会場の手配、予算の管理なども総務が担当することになります。

総務の仕事に就くためには特別な学歴や資格は必要ありませんが、社内外の人と接する機会が多いことから業務を円滑に進められるコミュニケーション能力が求められます。

書類の作成や事務作業はパソコンを使って行われることが多いため、パソコンスキルも必要です。

総務が経理を担当している企業であれば、基本的な簿記や会計の知識や資格を持っていると有利でしょう。

また、必須ではありませんが、社員の健康管理や安全管理を行う衛生管理者や、人事や労務管理、社会保険の専門家である社会保険労務士などの資格があれば、総務の業務に役立てられます。

複数の求人情報などから算出した調査によると、総務の仕事は正社員の給料分布は302万円～381万円の間が多く、平均年収は約373万円程度となっています。

平均年収から月給を換算すると約31万円、初任給は20万円～22万円程度が相場となっているようです。

また、派遣社員の時給の相場は1,444円、パートやアルバイトの場合は1,045円となっていますが、勤務先の規模や経験、求められるスキルによって時給単価に幅があります。

ボーナスや特別給与が加算されるケースもあり、また、経験を積むことやスキルアップを図ることで年収がアップする可能性が高い職種ともいえます。

総務の仕事は、民間企業だけでなく公的機関なども含め業界や規模を問わず活躍できる職種です。

就職先はさまざまあり、まずは総務部や総務課のある企業に採用されることが第一歩となります。

近年では、働き方改革が推進され業務の効率化や職場の環境改善など、総務に関連する業務も増えてきています。

総務の仕事は事務的な業務が中心となり、会社の利益に直接関わる仕事ではありませんが、営業や研究、開発といった仕事も総務の支えがあって活躍できるといっても過言ではないでしょう。

そのため、総務の仕事自体は、景気に左右されることも少なく、安定した求人がある職種といえます。