総務は企業により、人事や経理、財務などの業務も行っている場合や社長秘書室や受付も担当するなど幅広い業務を担当する部署です。社長をはじめとする役員のフォローや株主総会の開催、人材採用や人材育成、入社から退職までのあらゆる手続きを行います。人の役に立つのが好き、会社のために役立ちたいと思える人が向いています。一つのことに集中したい人や社会貢献的なことが苦手な人などにはあまり向いていません。

総務部は社長や役員のスケジュール管理やサポート業務をはじめ、個々の従業員のサポートも担います。新卒採用や中途採用の選考や面接から、入社時の手続き、入社時研修からその後のキャリアアップ研修、給料の支払い、労務時間の管理や健康管理など、従業員が安全かつ快適かつ健康的に働けるようサポートします。そのため、一人ひとりの立場に立ってフォローできる人が適任です。手続きや作業は事務的でも、一人ひとりの精神状態などに配慮できる人は総務の鏡です。人が苦手な人には向いていません。

総務は日々、大量の事務をこなさなくてはなりません。給与や社会保険料の計算、勤怠管理や出張費の精算、各種届出の処理や証明書類の発行から、消耗品類の発注や管理、会社代表にかかってくる問い合わせへの対応など幅広い事務があります。多くの企業では業務システムを用いていますが、大量の入力作業やチェック業務、合間に入ってくる社内外への対応など目まぐるしいです。事務処理能力に優れ、正確かつスピーディーにできる人が向いています。一度に複数のことができない人には向いていません。

総務が取り扱う業務は総合的である場合や雑務も含まれていますが、実際のところ重要な事柄が多いです。従業員の個人情報や会社の財務情報などの機密情報はもとより、今後の会社の決定方針や人事異動のことなど、いち早く情報を得ています。万が一、社内外に漏らせば、信用が失われるだけでなく、会社に損失を与えることや従業員に動揺を与えるでしょう。秘密を徹底して守れる人や口が堅い人が向いています。早めに情報を掴むと誰かに話したくなる人、おしゃべりが過ぎる人は気を付けましょう。

学生の会社説明会や入社式、新人研修をはじめ、株主総会の運営や役員のスケジュール管理や社外対応など、幅広い業務をこなします。この過程では、大小問わず、さまざまなトラブルが発生することや思わぬ緊急事態が起こることも少なくありません。臨機応変な対応力があり、気配りができることも大切です。少し様子が変わったことがあっても気付かない、瞬時に対応ができない人には不向きです。