見落としがちになりそうな大事な要素として、姿勢の正しさがあります。これまで様々な場所で見てきた受付の人を思い出しても、背筋がピンと伸びている人が多かったことが分かるでしょう。丸まった背中からは覇気のなさが感じられ、やる気のない会社だと思われてしまうかもしれません。姿勢の正しい人が受付にいると、常に前進を目指す向上心のある会社という印象を与えることができます。

意外に思うかもしれませんが、記憶力の良さも受付として働くうえで有利になる要素です。部署を言わずに社員の名前だけで尋ねられても、どの部署にいるかを把握していれば、時間短縮にもなります。相手にも、余計なストレスを与えずに済むでしょう。また、以前に自分がその会社を訪れたことを受付に覚えてもらえているのも、その会社に対して良いイメージを持つきっかけになることがあります。和やかな雰囲気で商談がすすみ、大きな利益を生み出すことにもつながるでしょう。

マニュアルを覚えることは大事ですが、すべてマニュアル通りに働けばよいというわけにはいかないのが受付です。時には、とんでもない注文をつけてくる人もいるかもしれません。しかし、そういう時ほど、柔軟な対応が求められます。0か100かという2択だけではなく、融通の利いた折衷案を瞬時に思いつける人が受付に向いている人なのです。

何かを聞かれることが多い職種なので、聞き上手であることは大事です。また、しっかりと聞くだけではなく、しっかりと聞いているという態度を相手に示すことも大事だといえます。あまり真剣に聞いていないのではないかという印象を持たれてしまうと、信頼を損なうことにもなりかねません。じっと相手の目を見つめながら聞き、適度に相づちを打てることも受付に必要なスキルの1つです。